Archiv4U

Ihre rechtssichere E-Mail Archivierung

Ab dem 14.November 2014 wurden die Unternehmen darüber informiert, dass eine E-Mail Archivierung umgesetzt werden muss. Seit dem 01.01.2017 ist die Schonfrist abgelaufen. Wir möchten Sie als unseren Kunden nochmals darüber informieren und Ihnen genau erklären, auf was es bei einer rechtssicheren E-Mail Archivierung ankommt.

Gesetzliche Vorgaben an eine rechtssichere E-Mail Archivierung

  • E-Mails sind aufbewahrungspflichtig
  • E-Mails sind elektronisch aufzubewahren
  • Dateianhänge sind im Original aufzubewahren
  • E-Mails sind zu indexieren
  • E-Mails sind nachweisbar und unverändert zu archivieren
  • Konvertierungen von E-Mails unterliegen speziellen Vorgaben
  • Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren
  • E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff
  • und viele weitere…

Wie Sie sich bestimmt vorstellen können, ist es nicht einfach, alle gesetzlich geforderten Punkte in einem System (der E-Mail Archivierung) zu erfüllen. Dank der Archiv4U Lösung brauchen Sie sich um all diese Punkte keine Gedanken mehr zu machen: Wir bieten Ihnen die fertige Lösung für Ihre rechtssichere E-Mail Archivierung an.

Aber die E-Mails werden bei uns nicht gelöscht und bleiben doch im Postfach

Das reicht leider nicht mehr aus. Es muss nachweisbar sein, dass die E-Mail unverändert archiviert wurde. Daher reicht es nicht mehr aus, dass die E-Mail noch im Postfach vorhanden ist. Bitte beachten Sie auch, dass es nicht ausreichend ist, wenn die E-Mail ausgedruckt wird (E-Mails müssen elektronisch aufbewahrt werden).

Was genau muss eigentlich archiviert werden?

Alle E-Mails, welche Angebote und Rechnungen beinhalten, müssen elektronisch archiviert werden. Es ist allerdings sehr schwer die E-Mails zu unterscheiden, daher werden alle einkommenden und ausgehenden E-Mails archiviert.

Archiv4U – was bringt es mir noch?

Unsere Archiv4U Lösung bringt Ihnen außerdem noch einen Mehrwert: Jeder weiß wie ärgerlich es ist, wenn eine wichtige E-Mail nicht mehr zu finden ist oder aus Versehen gelöscht wurde. Sie erhalten einen eigenen Benutzerlogin mit dem Sie sich die E-Mail aus dem Archiv4U ganz einfach erneut zustellen lassen können.

Archiv4U – Einbindung in vorhandene E-Mail Infrastrukturen

Unsere Archiv4U Lösung arbeitet mit den gängigen E-Mail Servern wie Microsoft Exchange, Office 365, Zimbra und vielen weiteren zusammen. Eine Einbindung des Archiv4U in die bestehende Infrastruktur ist kein Problem.

Das Archiv4U Dashboard

Über das Archiv4U Dashboard erhalten Sie bereits direkt nach dem Login wichtige Anzeigen, diese gehen von der aktuellen Serverlast über die aktuelle Speicherkapazität bis hin zu Informationen, wie viele E-Mails bereits archiviert wurden. Außerdem haben Sie über das Webinterface die Möglichkeit, alle indizierten E-Mails zu durchsuchen und diese nochmals an den Empfänger zuzustellen, falls er diese E-Mail nicht mehr finden kann.

Wenn Sie Interesse an einer Live-Demo zu Archiv4U haben, machen Sie einfach einen Termin mit uns aus – wir freuen uns darauf, Sie von unserem Produkt persönlich zu überzeugen. Bei Fragen zu Archiv4U steht Ihnen jederzeit das MakeIT4U Team gerne zur Seite.